Trabajar desde casa (home office) por motivo del Coronavirus COVID-19
Hola Peternautas los saludo y les envío un fuerte abrazo desde mi lugar físico, en esta ocasión les escribo sobre como trabajar en casa ó cómo hacer home office ya que muchas veces nos perdemos o nos distraemos porque no estamos acostumbrados a trabajar de esta manera.
Tengo más de 3 años trabajando de este modo, el primer año en una agencia especializada en SEO en donde el 85% del tiempo era home office y actualmente trabajo un 35 -45 % aunque con la contingencia todo el equipo está 100% remoto.
Últimamente por esta contingencia sanitaria del Covid-19 (Coronavirus) nosotros (si, como autónomos o freelancers) a nuestros equipos de trabajo nos hemos visto forzados a trabajar de manera remota.
Es por eso traigo estos 7 tips y herramientas para trabajar en casa para ser productivos:
1.- Preparar el espacio de trabajo
Te voy a contar mi experiencia personal, recuerdo cuando empezaba a hacer home office, decía «yeahh que agusto voy a poder en mi casa sin salir y sin desde la cama», ¡ERROR! era cero productivo y me distraía demasiado ya que por falta de experiencia me pasaba, entonces recomiendo lo siguiente:
- Busca el lugar adecuado:
Regularmente o lo que yo recomiendo si es que no tienes un escritorio o una pequeña oficinita en casa es el comedor, ya que las sillas regularmente no son tan cómodas como un sillón o un sofá estarías demasiado cómodo y te podrías hasta dormir.
Cuando tienes muchas videoconferencias, encuentra el lugar en donde tu fondo al mostrarte sea lo más limpio y agradable, que se vea profesional en lo particular me gustan los fondos «flat», osea una pared lisa o de un solo color para que no haya distracción de la contraparte. - Realiza el Setup del cual sería tu escritorio:
Acomodate de forma que no te distraigas mucho, en el caso que tengas gente en casa recomiendo ponerte volteando hacia una pared o en donde no haya tráfico de personas, si estás sol@ puedes tener una vista más general, en particular a mi me gusta tener una visión más amplia para no sentirse encerrado, pero esto es de gustos.
Procura tener limpio la mesa o la superficie en donde trabajarás (Solo lo indispensable) esto ayuda a no tener contaminación visual, en mi caso solo tengo la laptop y nada más. el celular lo pongo en silencio, pantalla abajo y detrás de mi laptop en donde no pueda ver que prenda un foquito y me distraiga. - Avisar a los que habitan en el lugar:
Me pasaba muchas veces que cuando decidía trabajar desde casa de mis papás (en lugar de mi departamento) me hablaban y me interrumpian demasiado al no estar acostumbrados a que realmente estaba trabajando, incluso cuando estaba en videoconferencias me seguían hablando y ni como decirles que estaba ocupado.
Una anécdota estaba en una presentación comercial y pasa mi sobrino persiguiendo a otro por detrás de mí y se vió en la cámara, fué algo vergonzoso, afortunadamente los clientes no lo tomaron mal y continuó la presentación.
Entonces avisar a las personas que estarás trabajando de ese modo y en particular avisar cuando estés en un reunión, diles sobre el tiempo que durará para que extremen precauciones de ruido y no interrumpan.
2.- Prepárate para trabajar en casa (cambiate)
Si bien se nos hace fácil estar trabajando en ropa interior o si asearse, debemos de cambiar esta mentalidad, hay que prepararnos física y mentalmente para la jornada laboral tal y como lo hacemos cuando vamos a la oficina.
Recomiendo que te pares, bañarse o vestirse para el trabajo, igual y no ponerse saco y corbata (a menos que necesites estar muy presentable para una reunión) pero sí estar cambiado como si fueras a salir de tu casa a algún lado.
Esto nos da la sensación de estar listo y preparado mentalmente como si estuviéramos en la oficina y podernos enfocarnos en nuestro trabajo en casa por internet.
3.- Ten reunión con tu equipo:
Ya sea que trabajas con un equipo a cargo o tu eres parte del equipo o con colaboradores externos ten una reunión rápida que para revisar las tareas que se desarrollarán en el transcurso del día. Aquí enlisto algunas acciones clave:
a.- Reunión rápida de equipo en video llamada
Realizar una llamada en equipo o las personas con las que colaboras y que estén presentes todos los involucrados, si gestionas diferentes equipos haz las reuniones por separado.
Yo he utilizado estas Herramientas para realizar videoconferencias y gratuitas:
Hangouts Meet:
Esta es la que más he usado en estos tiempos por muchos motivos, el primero es que es de Google y es una de las varias herramientas de la suite de google (las que mencionaré más adelante) y puedes contactarlos de manera fácil y con una cuenta de gmail. ¿Quien no tiene una cuenta de gmail?
Meet es la versión de paga que tiene algunos beneficios extras pero para empezar con hangouts de google está muy bien.
https://hangouts.google.com/
https://meet.google.com/
Skype:
La plataforma actualmente de microsoft de video llamada de las primeras que empecé a utilizar desde añales, solo que la he dejado un poco por cuestión de que es una lata porque no cualquiera tiene el software y una cuenta.
Las ventajas que tiene es que puedes ponerle saldo y realizar llamadas a teléfonos fijos o celulares de cualquier parte del mundo de hecho si tu empresa o clientes están en otros lados fuera del país es una opción viable de trabajar con skype.
https://skype.com/es/
También hay versión para empresas.
Zoom:
Es la empresa más joven de las 3, por la situación del Coronavirus, COVID-19 alcanzó una popularidad impresionante y muchas personas y equipos lo adoptaron para trabajar de forma remota.
En lo particular yo no he trabajado mucho con esta pero por las recomendaciones y cuando he tenido que utilizarlo con clientes o compañeros ha sido una experiencia muy satisfactoria.
https://zoom.us/
b.- Ver que tienes que hacer
Si eres tú solo, apunta todas las tareas y pendientes que tienes que terminar ese mismo día a primera hora y/o escribir si necesitas que alguien te apoye o que alguien termine su tarea para que puedas continuar.
Si eres el manager de un equipo, organiza una reunión entre 15 y 20 minutos de que inicien labores por la mañana para que cada unos de los colaboradores comenten sus tareas a realizar ese día también como líder o coordinador del team dar instrucciones si cambiaron algunas prioridades.
c.- Que hace falta para que continue el proyecto
Volviendo al punto «b» en donde todos los colaboradores ya escribieron si falta que alguien realice una acción para poder continuar su trabajo y en esta parte es hora de compartirlo y que todos los involucrados sepan para que se pongan de acuerdo para desbloquear la tarea y continuar.
Softwares o SaaS para gestión de proyectos (Project Management)
Comentaré solo 4 programas para la gestión de proyectos con los que he trabajado ó he tenido buenas referencias:
- Trello:
De los más sencillos de utilizar y además la versión gratuita viene muy completa para un equipo pequeño o cualquier freelancer.
https://trello.com/ - Asana:
Muy conocido Asana viene muy completo y este puede implementarse organizaciones un poco más robustas, este colegas, compañeros y clientes me ha dicho que lo utilizan.
https://asana.com/ - Monday:
Este gestor lo han promocionado bastante ya que tiene buenísimos comentarios, muy sencillo de usar y su marketing está muy bien hecho también se puede utilizar como CRM.
https://monday.com/ - Airtable:
Airtable en lo personal lo utilizo mucho porque es muy versátil, puedes utilizarlo como gesto de proyectos pero yo lo utilizo para hacer un CRM Ligero que si te suscribes a mi blog más adelante puedes ver como te enseño a realizarlo para tu empresa, es como un excel pero con superpoderes y dinámico, con diferentes vistas.
https://airtable.com/
4.- Completa las tareas y trabaja por secciones
Es importante que al trabajar desde casa o freelancear divitas tus tareas y tus tiempos que le dedicaras en cada una de ellas pero a lo largo de mi experiencia te puedo decir que es mucho mejor dividir las tareas grandes en pequeños logros o fragmentos previamente planificados (esto lo vimos en el punto 3).
Primero porque psicológicamente sientes que vas consiguiendo pequeños logros y en las herramientas de Gestión de proyectos vas viendo visualmente que avanzas y en algunas te dice el porcentaje de una tarea entonces sientes un alivio.
Sugiero trabajar con una tool o herramienta pomodoro, este consiste en trabajar por ejemplo 25 minutos de corrido y 5 de descanso, también las personas trabajamos como las máquinas, si trabajamos sin parar por largo tiempo sin descanso, nos podemos quemar y despues no servir o con un rendimiento más bajo.
Puedes buscar una extensión de google Chrome buscando «pomodoro» y te saldrán distintos, solo prueba cual te gusta y a darle!
https://chrome.google.com/webstore/
Es por eso que necesitamos un enfriamiento o «cooldown» que el siguiente punto tiene un poco que ver con eso.
5.- Premiate por objetivos y tiempo
Así es como lo dice el titulo de este punto hay que premiarlos cuando alcanzamos una tarea o fragmentos de tareas es hr de relajarnos un poco y distraernos para agarrar fuerzas y prepararte mentalmente para el siguiente round.
Estas pueden ser desde pararte para prepararte un café y salir a respirar un poco de aire fresco o caminar un poco y quitar los ojos de la computadora ya que esto ayuda tmb a relajar pero no lo hagas por mucho tiempo si no es la hora de comida.
En tareas más grandes o al final del día, si lograste el objetivo ¿Porque no? una copa de vino, una cerveza o esa comida que te encanta y te mereces después de haber logrado una serie de tareas o un proyecto completo.
6.- Planea tu día de trabajo del siguiente día
Ya llegamos hasta este punto quiere decir que ya casi.. Terminamos nuestro día laboral en casa lo que toda es reflexionar un poco sobre lo sucedido en el día, hacer un check list de lo completado y planear con que vamos a empezar el día de mañana o en el caso del ser finde o fin de semana, de esta manera cerramos de una manera más satisfecha mentalmente.
También este punto puede ser el día siguiente a primera hora pero muchas veces si es de esas mañanas que no estás de humor o con pila (porque a todos nos pasa), si no tenemos claro como empezar nos puede llevar tiempo aterrizar que es lo que sigue.
De esta manera ya lo super organizamos y estaríamos listos para apagar la compu.
7.- Termina tus tareas y desconectate
Finally! hemos terminado todo y cerrado la computadora así que es momento de realizar otras actividades, como bien mencioné en el punto 5 puede ser el vino o la chela o algo que te guste.
También salir a caminar, leer un libro en físico y en un e-reader que por cierto haré un review de un kindle que me compré y es una maravilla.
Lo que tu desees pero Cambia de cuarto, o de panorama, trata de no quedarte en el mismo lugar de trabajo, esto ayuda para que tu cuerpo se acostumbre a que es tu lugar de trabajo y lo veas como tal.
Ahora si puedes tirarte en el sillon, en tu cama o salir a la calle para distraerte.
Me despido y así como yo estoy escribiendo este artículo trabajando desde el hogar.
Peternautas, espero que les sido útil el compartirles mi experiencia y lo lleven a la práctica que es lo más importante te invito a suscribirte a mi blog para que sepas cuando subo una entrada nueva o un conjunto de tips, conceptos o tutoriales sobre los temas de:
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Si tienes alguna duda o consulta puedes escribirme o deja tus comentarios y comparte con tus colegas, amigos o conocidos si piensas que le puede servir, te lo agradezco que hayas llegado hasta acá, sé que es un contenido un poco largo pero también la intención es que pueda ser lo más completo posible si eres nuev@ en esto de Trabajar en casa o el Home office por el Coronavirus o Covid-19.
También deseo que te esté llendo bien en tu trabajo, en tu negocio o en tu nuevo emprendiendo así como a tus amigos y familiares estén muy bien de salud, saludos!